Вопрос хранения документов остро встает перед каждым руководителем компании. В настоящий момент существует два основных способа сделать это разумно и рационально:
- оборудовать надежное архивохранилище в своем собственном офисе;
- пережать документы на внеофисное хранение в профессиональное архивохранилище.
Внеофисное хранение
Профессиональные архивохранилища имеют ряд плюсов:
- обеспечивают максимально надежное и бережное хранение документов, так как создаются специально для этих целей, а значит, оборудованы всем необходимым;
- позволяют вам освободить достаточно места в офисе и либо не тратить лишние деньги на аренду, либо расположиться с большим комфортом;
- надежно защищают бумаги от доступа третьих лиц и происков конкурентов, так как никто и ни при каких условиях не может получить информацию, которая содержится в хранилище;
- все документы не только проходят полную архивную обработку перед поступлением на хранение, но и затем постоянно контролируются сотрудниками архива, то есть весь архив компании постоянно находится в полном порядке.
Но внеофисное хранение имеет один серьезный недостаток — это платная услуга. Поэтому многие люди, которые хотят сэкономить, решают организовать архив своими силами и выбрать второй вариант — оборудовать собственное хранилище.
Как сделать свое архивохранилище?
Первым делом нужно правильно подобрать помещение. Это должно быть именно отдельное помещение, а не шкаф в кабинете и даже не сейф в бухгалтерии.
Помещение должно быть теплым, но не слишком жарким, непременно сухим и затемненным. Для этих целей не подходят подвалы, чердаки и залы с большими, панорамными окнами. Лучше, если окон в комнате вообще не будет.
Очень важно, чтобы в будущем архивохранилище не проходили трубы, провода и прочие коммуникации. Минимальная авария — и все работы по созданию архива пойдут прахом.
Проведите в помещение пожарную и охранную сигнализацию, обеспечьте его средствами пожаротушения, подходящими именно для бумажных носителей — как минимум порошковым огнетушителем. И, что очень важно, тщательно продумайте защиту от грызунов, насекомых и плесени.
Мебель, а точнее стеллажи, нужно тоже выбирать осознанно: только металлическую, так как в деревянной непременно заведутся жучки, которые со временем превратят бумаги в труху.
Но самое главное — когда вы начнете заполнять хранилище, не забывайте делать опись и пометки, где и что искать. В профессиональных хранилищах используется специальная система шифрования, чтобы посторонним лицам было невозможно отыскать нужный файл. Но в случае с хранением внутри офиса, важно, чтобы вы сами всегда могли быстро найти нужный документ.
Источник:
